В соответствии с ФЗ «Об архивном деле», учреждения, являющиеся источниками комплектования, должны обрабатывать и сдавать документы на хранение в архив.
По состоянию на 01.07.2022 г. утвержден новый список источников комплектования муниципального архива, в котором значится 50 организаций: из них 33- муниципальных, 10 - государственных, 7- негосударственных.
Из данного списка можно выделить только 11 организаций (Прокуратура, Городской суд, 3 участка мирового суда, Красноармейский лесхоз, СПК «Россошанское», завод «Рабочий», отдел культуры, Карамышское МО и Рогаткинское МО), которые идут на контакт и готовят документы для сдачи в архив. Есть несколько организаций, которые начали делать данную работу, но не доделывают до конца и на этом все.
На ведомственном хранении в архивах организаций находятся 3300 дел, это большая задолженность перед муниципальным архивом и данная цифра с каждым годом не уменьшается, а только растет.
Так как у всех источников комплектования имеется задолженность по обработке документов, и мы не можем сдвинуться с мертвой точки в ликвидации данной задолженности по сдачи документов (это связано с тем, что организации и учреждения не желают самостоятельно обрабатывать документы и составлять описи, а ждут, когда кто-то им это сделает или еще хуже, когда данные документы просто потеряются). Для ликвидации задолженности и обработке документов архивным сектором разработан план на 2022-2025 гг. данный план будет доведен до вас в ближайшее время. Согласно данного плана будем работать. Если руководители будут игнорировать данную работу по сдаче и обработке документов, я буду вынуждена написать в прокуратуру для оказания помощи.
В июне месяце 2022 года были разосланы письма за подписью главы района о предоставлении в архив документов для заполнения наблюдательных дел на источники комплектования, предоставили единицы данные документы. В данном письме было указано, что до 1 декабря необходимо ежегодно предоставлять паспорт архива предоставили 7 организаций.
Хотелось бы обратиться к руководителям предприятий и организаций. Прошу вас быть ответственными за сохранность документов, обработку и своевременную передачу их в архив.